«Кернел» впровадив систему електронного документообігу
Потреба бізнесу в ЕДО дуже висока. Компанія Кернел – одна з перших, хто наважився самостійно змінити бізнес-процеси як всередині, так і на зовнішньому ринку, що ознаменувало початок технічної революції не тільки в компанії, але і на ринку, і в країні в цілому. Завдяки спільним зусиллям компаній Soft Xpansion Ukraine, «Документ. Онлайн», ДП «Національні інформаційні системи» вдалося добитися економії часу та ресурсів, підвищення ефективності, підтримки бізнес-партнерів і розвитку державних механізмів стандартизації цієї діяльності.
У 2017 році Кернел стала першою компанією в Україні, яка почала інтегрувати ЕДО і використання кваліфікованих електронних підписів (КЕП) на всі бізнес-напрямки.
«Ми були першовідкривачами в цьому питанні. Для того, щоб отримати всі переваги використання КЕП, нам довелося взяти ініціативу в свої руки і розробити зручну для користувача схему генерування і зберігання електронних ключів наших колег з різних напрямків, які підписують документи. З цією метою ми уклали договір з Міністерством юстиції, – розповідає Андрій Пеший, директор по IT Кернел. – На отримання персональної КЕП співробітник витрачає не більше хвилини. Можливість затверджувати документи навіть зі смартфона заощадила сотні хвилин цінного робочого часу».
Спочатку Кернел сфокусувався на оптимізації внутрішнього документообігу. З 15 000 співробітників компанії на сьогодні близько 2000 мають КЕП, на даний момент ЕДО покриває внутрішню діяльність 52% елеваторів компанії, 21% агропідприємств і 48% заводів.
«Показовим у плані ефективності нововведення став масштабний внутрішній проект. Після купівлі 100% акцій залізничного оператора «РТК-Україна» виникла необхідність у підписанні актів введення вагонів в експлуатацію, а це 3 тис. примірників, та 12 тис. підписів. На папері процес зайняв би три місяці, якщо не більше. За фактом оформлення документів тривало близько тижня! Завдяки системі ЕДО робота була виконана швидко, якісно, і найголовніше – з економією матеріальних, часових і трудових ресурсів», – каже Ольга Одарюк, головний бухгалтер Кернел. – У перспективі плануємо перевести на ЕДО всі внутрішньогрупові операції та внутрішні документи – оформлення подорожніх листів на легковий транспорт і службових відряджень. Для цього спеціально проведені доопрацювання нашої облікової системи з метою ідентифікації таких операцій і контрагентів, які працюють за ЕДО».
У грудні 2018 року Кернел запропонував партнерам-експедиторам перейти на електронну систему, гарантувавши їм більш швидку оплату рахунків шляхом економії часу на підписання. Замість 3-5 днів з моменту передачі актів транспортні компанії отримували оплату день або на наступний день.Зараз близько 15% експедиторів – партнерів Кернел працюють з ЕДО і їх кількість зростає.
Наступними на ЕДО почали переходити агровиробники. Перші онлайн-договори були підписані з партнерами, у яких Кернел купує зерно і насіння соняшнику. На порталі компанії Open Agribusiness був відкритий «Кабінет партнера» – спеціальний ресурс, на якому агровиробникам пропонують цифрові сервіси, що поліпшують роботу. Першим таким поліпшенням став ЕДО, а час підписання документів з зовнішніми партнерами скоротився від тижня до 30-40 хвилин.
«Чутки про ефективність системи дуже швидко поширюються по ринку і партнери самі звертаються з пропозицією перейти на електронну документацію. Це вигідно і по часу, і по витратах ресурсів на папір. Наприклад, підписання одного електронного документа нам обходиться в 1 грн. Для порівняння – середня вартість одного паперового листа з пересилкою в дві сторони становить 6-8 грн., – коментує Марія Ботвінкіна, керівник IT-проектів напрямку організаційного розвитку та HR. – Протягом наступних року-півтора ми плануємо перевести в ЕДО до 85-90% існуючих на папері документів, що стане одним з найважливіших кроків у стратегії діджиталізації бізнесу».
Мобільність підпису вже сьогодні можна забезпечити завдяки операторам мобільного зв’язку. Агровиробники та інші віддалені від комп’ютерів партнери можуть підписувати документи прямо з телефону. «Київстар», який першим вийшов на ринок з цією послугою, пропонує послугу зберігання цифрового підпису на спеціальній sim-карті, яку можна оформити в представництвах оператора по всій країні.
Електронний документообіг – це не ноу-хау, а світова практика. Не потрібно боятися зробити крок їй назустріч. У Кернел готові поділитися досвідом!