«Кернел» внедрил систему электронного документооборота
Потребность бизнеса в ЭДО очень высока. Компания Кернел – одна из первых, кто решился самостоятельно изменить бизнес-процессы как внутри, так и на внешнем рынке, что ознаменовало начало технической революции не только в компании, но и на рынке и в стране в целом. Благодаря совместным усилиям компаний Soft Xpansion Ukraine, «Документ. Онлайн», ГП «Національні інформаційні системи» удалось добиться экономии времени и ресурсов, повышения эффективности, поддержки бизнес-партнеров и развития государственных механизмов стандартизации этой деятельности.
В 2017 году Кернел стала первой компанией в Украине, которая начала интегрировать ЭДО и использование квалифицированных электронных подписей (КЭП) во все бизнес-направления.
«Мы были первооткрывателями в этом вопросе. Для того, чтобы получить все преимущества использования КЭП, нам пришлось взять инициативу в свои руки и разработать удобную для пользователя схему генерирования и хранения электронных ключей наших коллег из разных направлений, которые подписывают документы. С этой целью мы заключили договор с Министерством юстиции, – рассказывает Андрей Пеший, директор по IT Кернел. – На получение персональной КЭП сотрудник тратит не более минуты. Возможность утверждать документы даже со смартфона сэкономила сотни минут ценного рабочего времени».
Сначала Кернел сфокусировался на оптимизации внутреннего документооборота. Из 15 000 сотрудников компании на сегодня около 2000 имеют КЭП, на данный момент ЭДО покрывает внутригрупповую деятельность 52% элеваторов компании, 21% агропредприятий и 48% заводов.
«Показательным в плане эффективности нововведения стал масштабный внутренний проект. После покупки 100% акций железнодорожного оператора «РТК-Украина» возникла необходимость в подписании актов ввода вагонов в эксплуатацию, а это 3 тыс. экземпляров и 12 тыс. подписей. На бумаге процесс занял бы три месяца, если не больше. По факту же оформление документов длилось около недели! Благодаря системе ЭДО колоссальнейшая работа была проделана быстро, качественно, без каких-либо ограничений в виде привязанности к рабочему месту, и самое главное – с экономией материальных, временных и трудовых ресурсов», – говорит Ольга Одарюк, главный бухгалтер Кернел. – В перспективе планируем перевести на ЭДО все внутригрупповые операции и внутренние документы – оформление путевых листов на легковой транспорт и служебных командировок. Для этого специально проведены доработки нашей учетной системы с целью идентификации таких операций и контрагентов, работающих по ЭДО».
В декабре 2018 года Кернел предложил партнерам-экспедиторам перейти на электронную систему, гарантировав им более быструю оплату счетов путем экономии времени на подписание. Вместо 3-5 дней с момента передачи актов транспортные компании получали оплату день в день или на следующий день.Сейчас около 15% экспедиторов- партнеров Кернел работают с ЭДО и их количество растет.
Следующими на ЭДО начали переходить агропроизводители. Первые онлайн-договора были подписаны с партнерами, у которых Кернел покупает зерно и семечки подсолнечника. На портале компании Open Agribusiness был открыт «Кабинет партнера» – специальный ресурс, на котором агропроизводителям предлагают цифровые сервисы, улучшающие работу. Первым таким улучшением стал ЭДО. Только представьте – время подписания документов с внешними партнерами сократилось от недели до 30-40 минут.
«Слухи об эффективности системы очень быстро распространяются по рынку и партнеры сами обращаются с предложением перейти на электронную документацию. Это выгодно и по времени, и по затратам ресурсов на бумагу. К примеру, подписание одного электронного документа нам обходится в 1 грн. Для сравнения – средняя стоимость одного бумажного листа с пересылкой в две стороны составляет 6-8 грн., – комментирует Мария Ботвинкина, руководитель IT-проектов направления организационного развития и HR. – В течение следующих года-полтора мы планируем перевести в ЭДО до 85-90% существующих на бумаге документов, что станет одним из важнейших шагов в стратегии по диджитализации бизнеса».
Мобильность подписи уже сегодня можно обеспечить благодаря операторам мобильной связи. Агропроизводители и другие удаленные от компьютеров партнеры могут подписывать документы прямо с телефона. «Киевстар», который первым вышел на рынок с этой услугой, предлагает услугу хранения цифровой подписи на специальной sim-карте, оформить которую можно в представительствах оператора по всей стране.
Электронный документооборот – это не ноу-хау, а мировая практика. Не нужно бояться сделать шаг ей навстречу. В Кернел готовы поделиться опытом!